Lo sportello dell'Ufficio Protocollo ritira:
- la corrispondenza e tutte le istanze (richieste, comunicazioni, segnalazioni, dichiarazioni, ecc.) indirizzate agli Uffici comunali ed agli Amministratori
- le offerte per le gare d'appalto (licitazioni - trattative - appalti concorso)
- le domande di partecipazione ai pubblici concorsi e alle selezioni.
I documenti trasmessi all'Ufficio Protocollo devono essere sempre accompagnati da un'istanza che rechi l'indicazione del mittente, l'ufficio di destinazione, l'elenco e l'oggetto della documentazione trasmessa.
A tale scopo deve essere utilizzata la modulistica messa a disposizione dagli Uffici comunali e pubblicata su questo sito web nelle
pagine relative ai singoli uffici e procedimenti amministrativi (cliccare qui) o modulistica equipollente e conforme.
La trasmissione di documenti per in quali non è stabilito l'uso di un modello predefinito, deve essere fatta utilizzando il
modello generico di trasmissione documenti (cliccare qui).
Per gli atti ricevuti a sportello si rilascia ricevuta o timbro di ricezione su copia dell'istanza esibita.
L'Ufficio Protocollo è l'ufficio comunale abilitato a ricevere la corrispondenza da parte dei vettori postali e quella recapitata all'indirizzo PEC istituzionale
comune.malalbergo@cert.provincia.bo.it, quindi ne cura lo smistamento agli uffici competenti.
L'Ufficio Protocollo è responsabile della tenuta del registro di Protocollo Generale, mediante un sistema informatico di gestione documentale che prevede anche la contestuale digitalizzazione degli atti pervenuti in formato analogico (cartaceo).
Approvazione dell'innovato manuale di gestione per la tenuta del protocollo informatico, gestione dei flussi documentali e degli archivi, con declinazione del nuovo processo di acquisizione digitale dei documenti analogici e conservazione sostitutivaDel.G.C n.94 del 30/11/2017