Trascrizione Atti di Stato Civile formati all’estero

Gli atti di nascita, matrimonio e morte sono formati nel Comune in cui tali fatti accadono e sono trasmessi d'ufficio al Comune di residenza degli interessati, per la trascrizione.

Gli atti ed i provvedimenti di Stato Civile formati all'estero riguardanti i cittadini italiani o le relative dichiarazioni che li riguardano, rese secondo le norme stabilite dalla legge del luogo alle autorità locali straniere competenti, devono essere inviate senza indugio a cura della parte interessata all'autorità diplomatica o consolare italiana che si trova su quel territorio che le trasmetterà al Comune italiano competente per la loro trascrizione nei registri dello Stato Civile .

La trascrizione può essere richiesta anche dai diretti interessati, personalmente oppure tramite persona munita di mandato, all'Ufficio dello Stato Civile del Comune competente presentando gli atti debitamente legalizzati e tradotti in italiano (a meno che non siano stati rilasciati da Stati con cui vigono accordi internazionali che prevedono l'esenzione da tale formalità). La funzione della legalizzazione consiste nel certificare la provenienza degli atti e la qualifica dei loro firmatari.

Nota bene: prima di richiedere la trascrizione è necessario accertarsi che l'atto non sia già stato trascritto in altro comune italiano. Diversamente, qualora venga accertata successivamente una doppia trascrizione, si dovrà provvedere, con provvedimento del Tribunale, all'annullamento della seconda.

Ai sensi dell'art. 19 del DPR 396/00, i cittadini non italiani residenti in Italia possono richiedere la trascrizione di atti di stato civile formati all'estero che li riguardano, purché adeguatamente tradotti e legalizzati (salvo esenzioni) e purché non contrari all'ordine pubblico. Di tali atti però, secondo le norme vigenti, non è possibile ottenere certificazione, ma solo copia integrale.

L'atto di stato civile di cui si chiede la trascrizione deve essere:
in originale, con legalizzazione o Apostille (se il Paese aderisce alla Convenzione dell'Aja del 5 ottobre 1961), corredato da traduzione ufficiale, legalizzata o con Apostille. La legalizzazione non è richiesta se l'atto è stato formato in uno Stato aderente a Convenzioni esentative, oppure redatto su modello plurilingue se l'atto è stato formato in uno Stato aderente alla Convenzione di Vienna dell'8 settembre 1976;
non contrario all'ordine pubblico italiano.
La richiesta di trascrizione dell'atto di matrimonio celebrato all'estero deve essere sottoscritta da entrambi gli sposi.
La richiesta di trascrizione dell'atto di nascita del figlio minore può essere presentata anche da uno solo dei genitori.

La domanda di trascrizione, corredata dalla documentazione e da copia del documento di identità dell'istante, può essere presentata personalmente dall'interessato e dall'esercente la potestà nel caso di minore, o inoltrata a mezzo posta allegando la fotocopia di un documento di riconoscimento.

L'avvio del procedimento può essere d'ufficio (in caso di trasmissione da altra Pubblica Amministrazione) oppure ad iniziativa di parte.

L'iniziativa di parte si concretizza con il deposito presso l'ufficio di stato civile del comune di residenza della richiesta formale di trascrizione dell'atto di nascita, di matrimonio o di morte.

L'ufficio di stato civile verifica la regolarità della documentazione prodotta e la propria competenza a trascrivere l'atto.

Riscontrata la regolarità della documentazione, il procedimento si conclude con la trascrizione dell'atto.

Conclusione del procedimento: 30 giorni dalla protocollazione dell'istanza.